一举三得,你还在为购买什么样的办公设备烦恼吗?

  租赁这个词,想必大家再熟悉不过了。房屋租赁、汽车租赁、电脑租赁等,总之自己暂时不能购买其所有权的,都可以通过租赁的方式来获取它的使用权。事实上,我们购买一些除珍藏类以外的物品,其目的都是为了得到它的使用价值,所以基于这种观点,我们真的还不必去购 买一些售价超出了使用价值的设备,用租赁的方式就可以了。当然,并不是任何设备都可以用租赁得到最佳的性价比,我们可以从它的使用价值/租赁费用和使用价值/购买费用来衡量,另外还有一些不可评估的因素,比如所购买设备的质量风险,维修费用等。

  这里,我们就对复印机的租赁利弊进行一下探讨,希望可以给大家一点启示。

  复印机租赁出现的必然性与优势

  在商务办公领域,越来越多的企业都将涉及到大量的文件复印,如果通通拿到复印店去复印,长期下来,费用相当昂贵。比较有经济实力的公司可以自己买一台复印机,但随之而来的又将是不定期的设备维修和耗材更换等烦琐的问题。还有一种情况是在大型会议或展览中临时需要大量复印的。从这些方面看来,复印机租赁至少有以下几点优势:
  一、使用门槛低

  一般入门级的复印机价格均在一万元以内,高端一点的需要几万甚至十几万,这不得不让很多有复印需求的用户望而却步。而复印机的租赁只需支付五六百甚至更低的租金即可拥有。

  二、量化使用成本

  通过租赁获得的复印机,除了按约定的单价支付复印费和自备复印纸外,不承担任何费用,如耗 材、维修等。同时,也不为机器的磨损和废弃之后的处置问题而担心。企业将只根据打印量来控制办公费用。

  三、将风险降到最低

  如果自己购买一台复印机,对新机器的价格,商家服务保障,质量可靠度等因素是无法衡量的。在后期耗材的使用上,又存在成本与质量的矛盾。而租赁复印机不仅可以在出现问题时,获得服务商的免费维护或更换同档次的机型,耗材也是由服务商一手包办。一般复印机的寿命在三至五年,而如果选择租赁的话,根本不用担心它的寿命问题。

  四、灵活性强

  随着企业规模的扩大或转变,对复印机功能和性能的需求也可能有所调整。比如以前对速度要求不大,能复印就行,而现在希望达到较高的复印速度;或者需要扩展网络功能、扫描功能等。如果是租赁,只需与服务商协调换机就可以了,不必付出额外的费用。

  既然可以通过如此省心省力省金钱的方式来获得复印机的使用价值,用户何乐而不为?商家又何乐而不为?接下来我们再看看服务商在复印机的租赁上都有哪些方式,以及我们应该注意的事项。
  复印机的租赁方式

  租赁方式主要有长期租赁和短期租赁两种。长期租赁通常以年为单位,适用于大多数商务办公企业。从租赁合同签定起,以复印机计数器的印量数为底数,每月或每年核查一次并进行款项支付。此外,耗材与维修皆由服务商免费提供。短期租赁则是以天为单位,适用于临时性的会议、展览。

  复印机租赁的注意事项

  大家租赁一台复印机,目的是以最小的成本和风险获得它的使用价值。为了在长期的租赁合作中,能够真正做到省心、省力、省金钱,在签定租赁合同之前,我们就要对相关的事宜有一个充分的了解。

  租赁期限

  对于大多数企业来说,都会采取长期租赁的方式,成本更低,控制更稳定。长期租赁一般是一年起租,大家需要弄清楚的是在租赁期内,都有些什么灵活机制,是否可以更换机型,是否可以调整付款方式,是否有备机服务等。因为服务商的不同,其服务方式和质量也不尽相同。
  租金及其支付方式

  很多公司在复印机租赁方面都采取押金+月租+印量的收费方式。押金一般在三、四千元或者更少,主要是确保服务商提供复印机之后的风险最小化,双方合同期满时,只要机器没有人为的损害,押金当如数归还;月租就类似于我们手机的座机费,是您占用这一设备所付出的金钱。一般复印机租赁的月租在每月四五百元左右,也有公司的月租为零,这些都取决于您所租赁的机器本身的价值;还有就是印量,服务商用来租赁的复印机很多情况下都不是新机器,所以机器在被租赁的时候,本身就有一定的印量,这一切都记录在复印机的计数器内。计数器里的原始印量将被写入租赁合同中,以后按每页多少钱来计算。一般在0.1元至0.12元,也有的公司更低,只需几分钱一张。另外,单页收费的高低,还取决于您的平均复印量,月平均复印量越大,单页收费标准就越低。

  支付方式除了押金是在收到复印机之后一次性付清外,月租和复印费可以按月结、季付、年结等多种方式支付。

  复印机的新旧程度

  复印机的新旧程度直接影响到它的工作质量和您需要支付的押金。一台老化的复印机难免出现种种问题,虽然服务商免费提供维修服务,但也多多少少影响到您的正常工作。目前市场上用于租赁的复印机很多是六成新或者七成新,有少数的九成新。当然,也有的公司标称是全新的机器。您可以通过计数器的原始数据进行参考,也可以凭肉眼大致判断它的成色。

  耗材

  由于复印机租赁是由服务商免费提供耗材,我们可以不苛求服务商一定得用原装耗材,但起码得用质量好的。如果长期因耗材质量欠佳,给工作带来影响,将得不偿失。

  成本与效益问题

  复印机的租赁能给大家带来这么多好处,是不是都不用购买了呢?当然不是,我们可以通过购买和租赁的付出来算一笔帐,哪种方式更能获得最佳的成本效益比:假设我们租赁一台复印机的期限为三年(差不多也是一台全新复印机的使用寿命),再设月租为200元。

  200元/月 X 36月=7200元,我们三年下来所需付出的月租即为7200元。服务商的利润=复印量 X (单价-耗材单页成本),我们可以看出复印量越高,服务商的利润也就越高。而这些利润当然是来源于被服务的企业,反过来看,也就是被服务的企业所应支付的成本。

  所以,租赁一台复印机三年时间,我们所要支付的代价是7200元+复印量 X (单价-耗材单页成本)。在这个公式中,单价是合同协商即定价,耗材单页成本也是固定的,都属于常量,只有复印量是变量,也就是说,我们复印量越大,支付越多,当它达到一定值的时候,可能就已经超出购买一台复印机的价值了。这个时候,租赁一台复印机就不如自己购买了。

  当然,复印量越大,可以与服务商协商的单价就越低,此外,还有维修等费用的因素,大家千万别忽视了。

  总结:当您通过以上方式得出的结论是购买比租赁更便宜,而且有足够的能力一次性购买的时候,就可以选择购买;反之,租赁更合算。从另一方面来看,复印机的租赁确实也给广大用户提供了一种行之有效的操作方式,使昂贵的复印机普及到了各个商务办公领域,促进了企业办公自动化的发展。


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